Conseils et Optimisation IAD de votre messagerie

Vous pouvez avoir des problèmes de performances sur votre messagerie qui se manifestent par :

- Des lenteurs leur d'un déplacement d'email ou de dossier,,

- Votre Outlook qui se fige avec la mention ''Ne répond pas'',

- Des anomalies et des lenteurs lors des recherches,

- Les dossiers ne s'affichent pas correctement ou prennent beaucoup de temps à s'afficher,

- Une baisse générale des performances.

CAUSES :

Elles peuvent être multiples :

- Taille importante de votre boîte email : fichier .pst ou .ost,

- Interaction avec un logiciel antivirus,

- Indexation Windows Desktop Search activée,

- Fermeture incomplète du fichier pst ou ost,

- Trop de flux RSS,

- Profil de messagerie endommagé,

Un nombre trop important de sous-dossiers ou d'éléments par sous-dossier.

Solutions :

Pour une meilleure pratique de la messagerie et une optimisation de votre boîte mail, suivez les quelques conseils ci-dessous :

Elle ne doit pas servir de stockage de vos emails. Vous recevez un message, classez-le s'il est vraiment indispensable ou supprimez-le mais ne le laissez pas dans la boîte de réception.

Nous conseillons vivement de ne pas dépasser 50 mails dans cette boîte.

Créez un dossier général nommé par exemple ''DOSSIERS'' et mettez vos sous-dossiers à l'intérieur. Créez ce dossier général dans l'arborescence au même niveau que Boîte de réception ou Eléments envoyés. Ne le créez surtout pas dans le dossier Boîte de réception.

Régulièrement, soit tous les jours, nettoyez et videz les éléments supprimés, le courrier indésirable, le courrier pêle-mêle et l'historique des conversations (Skype for Business).

Les messages contenus dans ces dossiers n'ont pas vocation à être conservés. En les vidant régulièrement, vous évitez une augmentation de la taille de votre boite mail.

Au plus vous aurez de règles, au plus les mails entrants devront passer par un nombre important de filtrages. LEs performances peuvent être ainsi altérées.

Evitez de créer plus de 10 règles.

Chaque Boite aux Lettres partagée est une boite intégrale qui doit être synchronisée en permanence et encore plus qu'une boite personnelle car partagée avec d'autres personnes. Leur utilisation doit être minimaliste afin de ne pas saturer les ressources. En avoir 2 entraîne déjà l'équivalent de 6 boites (si on compte la boite principale + les archives), ce qui fait déjà beaucoup. Dans un environnement RDS, il y a démultiplication des demandes de ressources car plusieurs utilisateurs sont présents sur le même serveur.

Evitez les pièces jointes de taille importante (supérieure à 1 Mo). Si un tel envoi est indispensable, pensez à supprimer cette pièce jointe de votre email une fois qu'il est envoyé.
Si vous en recevez et que vous souhaitez conserver ce message, vous pouvez enregistrer votre PJ dans un dossier de votre PC.

Un antivirus est obligatoire pour protéger votre ordinateur. Cependant, désactivez l'analyse des mails par votre antivirus ainsi que l'antispam, aussi bien les mails entrants que sortants. Office 365 a son propre antivirus et antispam en amont de votre boîte.

Ne dépassez pas un nombre maximal de 300 dossiers et sous-dossiers dans l'intégralité de votre logiciel Outlook.
Ce nombre peut être très rapidement dépassé. Surveillez vos sous-dossiers de très près.
De la même manière, ne dépassez pas 5.000 éléments (mails) par sous-dossier.

Si vous avez un grand fichier .pst ou .ost, vous pouvez rencontrer des pauses de l’application pendant que vous exécutez des opérations courantes dans Outlook. Ces opérations courantes incluent la lecture de messages électroniques, le déplacement ou la suippression des messages de courrier électronique et la recherche dans Outlook.

Lorsque vous utilisez Outlook 2010 à Outlook 2016, les règles de taille .ost suivantes s’appliquent généralement :

•Jusqu'à 5 Gigaoctets (Go): Cette taille de fichier doit fournir une expérience utilisateur efficace sur la plupart des matériels.

•Entre 5 et 10 Go : Ce fichier est généralement dépendent du matériel utilisé. Par conséquent, si vous avez un disque dur rapide et beaucoup de mémoire RAM, votre expérience sera meilleure. Toutefois, les lecteurs de disque dur plus lents, telles que les lecteurs qui figurent généralement sur les ordinateurs portables ou des premières génération de disques de type SSD, peuvent rencontrer quelques ralentissement d’application lorsque les lecteurs répondent. Sur nos serveurs Cloud, vous n'aurez aucun souci avec cette taille. Ce n'est pas le cas si vous utilisez Outlook sur un ordinateur local ayant des faibles performances.

•Plus de 10 Go : Lorsque le fichier .ost atteint cette taille, des pauses courtes commencent à se produire sur la plupart des matériels.

•Très volumineux (20 Go ou plus) : Un fichier .ost de cette taille augmente la fréquence des pauses et vous commencez à ressentir des relentissements d'ordre général.

Vous pouvez connaître à tout moment la taille de votre boîte aux lettres en cliquant sur ''Fichier'' dans Outlook. Exemple ci-dessus : 39,3 Go d'espace libre indique que la taille de la BAL fait : 49,5 - 39,3 = 10,2 Go