Appels entrants

Améliorez l’expérience de vos clients en leur proposant un accueil téléphonique professionnel. Les appels vers votre numéro sont traités dès la première sonnerie, dans toutes les situations, réduisant le temps d’attente de vos clients.

Vos appelants sont pris en charge dès la première sonnerie
En activant un pré-décroché automatique après une sonnerie, une musique est jouée. L’appel est immédiatement pris en charge. L’appelant est ainsi en confiance.
Vous pouvez intégrer une musique d’attente, une annonce en cas d’indisponibilité des lignes, afin d’inviter les appelants à renouveler leurs appels.

Des musiques prédéfinies sont disponibles :
Musique prédéfinie 1
Musique prédéfinie 2

Vous pouvez également intégrer les musiques de votre choix, selon vos envies.
À savoirLes fichiers peuvent être aux formats WAV, MP3, MP4, OGG et WMA.
La taille du fichier peut atteindre jusqu'à 10 Mo.

Vos appels sont traités en fonction de plages horaires
Définissez les heures d’ouverture pendant lesquelles vos communications sont dirigées vers votre ligne principale ou votre service client.
Votre plage d’ouverture peut être découpée en différents créneaux, afin de pouvoir varier vos stratégies. Par exemple, entre midi et deux, les appels entrants sont dirigés vers une autre équipe... Mettez en place jusqu’à 3 créneaux.

En dehors des heures d’ouverture ou des créneaux, plusieurs possibilités :

Jouez une musique rappelant que les heures d’ouverture de l’entreprise.
Renvoyez vos appels vers le répondeur de n’importe quelle ligne de votre groupe ou d’une ligne tierce.

Gérez vos appels selon un calendrier avec jours fériés ou évènements exceptionnels
Vous souhaitez ajouter une date au calendrier des fêtes régionales ou en retirer une la liste des jours fériés ? Adaptez le calendrier prédéfini comme vous le souhaitez. Il est aussi possible d’ajouter des jours de fermeture dans le calendrier, qui seront considérés dans les plages horaires comme des jours fériés.

Facilitez vos appels et transferts internes grâce aux numéros abrégés
Grâce à ce système, vous n'avez plus besoin de composer les 10 chiffres des numéros de téléphone traditionnels, seuls quelques chiffres suffisent. En attribuant un numéro à trois chiffres aux lignes de vos collaborateurs, cette liste sera automatiquement partagée avec tous les téléphones de votre flotte. Vos collaborateurs peuvent ainsi se joindre et transférer des appels en composant un simple numéro à trois chiffres.

Vous pouvez aussi appliquer cette fonctionnalité à des lignes externes, comme celles de vos fournisseurs par exemple.

Jusqu’à 10 appels simultanés par ligne pour ne perdre aucun appel.

Avec nos forfaits VoIP, vous disposez de deux appels simultanés (double appel) inclus. Dans le cas où vous êtes en communication, votre ligne reste disponible pour recevoir un second appel sans sonner occupée. Vous pouvez mettre un correspondant en attente, ou opter pour une conférence à trois interlocuteurs, fonctionnalité très appréciée des professionnels qui ne veulent pas perdre d’appels.

Certaines activités, comme les lignes dédiées à l’accueil d’une entreprise par exemple, ont une fonction de « carrefour » des appels. Il est essentiel que les appels entrants n’aboutissent pas sur une ligne occupée. C’est pourquoi les forfaits VoIP Entreprise offrent la possibilité d’ajouter jusque 10 appels simultanés sur votre ligne à partir de votre manager.

Grâce à vos appels simultanés supplémentaires, vous pouvez mettre plusieurs correspondants en attente ou créer une conférence jusque 10 participants. Et ce en quelques secondes, directement depuis votre combiné. 

Itinérance, dirigez vos appels entrants vers différents téléphones.

En activant le renvoi d’appels de votre ligne, restez joignable où que vous soyez. Vos appels sont renvoyés vers votre ligne du bureau, votre ligne personnelle ou votre mobile, en fonction de votre agenda. En cas de déplacement ponctuel, redirigez aussi les vers la ligne d’un de vos collègues !

La majorité de nos téléphones vous permet d'activer ces modes directement depuis votre combiné téléphonique, en configurant dans votre Manager les touches programmables de votre téléphone.

À savoirSi vous redirigez un appel vers une destination qui n'est pas comprise dans votre forfait, il vous sera facturé. De même, les redirections vers un numéro mobile ne sont pas comprises dans les forfaits VoIP et sont donc facturés à la seconde au tarif de 0.08 € HT /min, sauf dans le cadre des forfaits mobile à l’heure.

Redirection avec présentation du numéro. Dirigez plusieurs numéros sur un même poste.
Gérez à partir d’un même poste les appels provenant de différents numéros. Le numéro appelé s’affiche sur l’écran du téléphone (en fonction du type de poste), vous permettant de traiter les appels efficacement.

Gérez les appels entrants en fonction de vos disponibilités et de leur pertinence.

Définissez des listes blanches ou listes noires, pour autoriser uniquement certains correspondants à vous joindre ou au contraire, pour bloquer les appels provenant de certains numéros. Les numéros sur liste blanche peuvent vous contacter, les numéros sur liste noire sont bloqués.

Rejetez automatiquement les appels anonymes. Si un correspondant vous appelle sans présenter son numéro, il entendra un message lui indiquant que vous n'acceptez pas ce type de communication.

Besoin de ne pas être dérangé momentanément ? Bloquez les appels entrants en un clic, votre combiné ne sonnera plus ! Vos interlocuteurs seront informés de votre indisponibilité.

À savoirLes listes blanches ou noires sont exportables au format CSV.
Ces listes s’appliquent aussi en appels sortants.

Dirigez vos appels entrants vers plusieurs postes pour maximiser le taux de réponses. Vous pouvez choisir de faire sonner vos collaborateurs en même temps, ou les uns après les autres...

Organisez la file d’appels selon les emplois du temps des collaborateurs.

Gérez les appels reçus dans votre entreprise en définissant votre stratégie.

Spécifiez le poste sur lequel la communication sera dirigée, ainsi que la musique et le temps d’attente si votre interlocuteur doit patienter avant qu’une personne ne soit disponible.

Mettez aussi en place votre service client grâce à cette fonctionnalité, en choisissant les agents qui recevront les appels et selon quelle stratégie :

Linéaire : Le premier téléphone de la file d'attente sonne en premier, le deuxième en second, et ainsi de suite.

Cyclique : Les téléphones sonnent les uns après les autres en suivant toujours le même ordre.

Aléatoire : Les téléphones sonnent les uns après les autres de manière aléatoire.

Plus disponible depuis l'activation : Les téléphones sonneront suivant leur disponibilité depuis l'activation.

Plus disponible depuis le dernier appel : Les téléphones sonneront suivant leur disponibilité au dernier appel (le « plus disponible » en premier).

Parallèle : Tous les téléphones sonnent en même temps, le premier qui décroche prend l'appel sur son poste.

Moins disponible depuis le dernier appel : Les téléphones sonneront suivant leur disponibilité au dernier appel (le « moins disponible » en premier)

Pour ne pas engorger la file d’appels, définissez le délai d’attente maximum dans la file et activez les plages horaires en définissant des stratégies d’appels différentes selon le créneau horaire. Une stratégie et des sons différents seront joués selon le créneau horaire.

Disposez d’une vue d’ensemble de la disponibilité des de vos collaborateurs.

Grâce à la supervision, vous pouvez voir à l'aide des touches de votre téléphone, l’état des lignes de vos collaborateurs que vous supervisez. Vos collaborateurs peuvent se trouver sur votre site ou sur un autre site, vous visualisez leur ligne de la même façon.

Si l'un de vos collaborateurs est en communication, la touche qui lui est associée s'illumine de façon silencieuse ou avec un bip/sonnerie de votre choix.

Vous pourrez ainsi, à partir de votre poste, intercepter les appels de vos collaborateurs en ligne, ou transférer un appel vers un collaborateur disponible.

À savoir
Votre poste téléphonique doit être du type standard afin de permettre la visualisation des lignes de vos collaborateurs via les leds/touches.

Proposez à vos appelants de choisir le service qu’ils souhaitent contacter.

En activant la fonctionnalité SVI, vous améliorez l’expérience de vos clients.

Vos différents services joignables à partir d’un seul numéro

Vous organisez le flux d’appels vers les services correspondants. Vos appelants entendent un message de bienvenue qui les invite par exemple à taper 1 pour joindre le service commercial, 2 le service technique, etc... Menu, sous-menu, votre accueil téléphonique est efficace et professionnel.

Cette option est gérée directement par IAD. Elle nécessite une programmation et elle est soumise à devis. Renseignez-vous sur notre page Contact

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